Zarządzanie wiedzą

W każdej organizacji gromadzona jest wiedza, w tym wiedza o bezpieczeństwie. Jej ujawnienie, skatalogowanie a następnie dostarczanie we właściwych czasie, formach i miejscach to system zarządzania wiedzą. ESSA jako jedna z niewielu firm oferuje realizację projektu polegającego na wsparciu w przygotowaniu i wdrożeniu systemu zarządzania wiedzą o bezpieczeństwie w organizacji.

Celem takiego systemu jest, poza usystematyzowaniem tego, co już w organizacji istnieje, poważne ograniczenie kosztów związanych ze szkoleniem w dziedzinie bezpieczeństwa.

Elementy składowe systemu

Poniżej przedstawiamy elementy składowe systemów zarządzania wiedzą.

Moduł rozpoznania i analizy potrzeb szkoleniowych

Wskazuje na realne potrzeby, pozwalając uniknąć wyboru szkoleń z powodu ładnego tytułu, mody czy potrzeby indywidualnej pracownika. Kwestie szkoleń motywacyjnych nie wchodzą wprost w systemowe zarządzanie wiedzą w organizacji

Moduł dostarczenia szkoleń

Co do zasady podzielony na dwie części:

Wiedza zewnętrzna i wiedza wewnętrzna. W wielu przypadkach organizacje, mając problemy z daną dziedziną bezpieczeństwa wysyłają swoich pracowników na kosztowne szkolenia zewnętrzne, podczas gdy podobna wiedza jest już w organizacji. Istnieją udokumentowane incydenty, podczas których rozwiązano problem w sposób właściwy, istnieją osoby, które posiadają daną wiedzę czy nawet umiejętności. W tym przypadku istotne jest aby mieć zidentyfikowane i potwierdzone kompetencje trenerów wewnętrznych. A w przypadku, gdy konieczne jest pozyskanie zewnętrznej wiedzy, wysłać na szkolenie pracowników, którzy importują wiedzę poprzez projekty do danej organizacji.

Moduł oceny szkoleń

Ocena szkoleń, czy szerzej ewaluacja, jest dość kluczowa dla możliwości jej przetworzenia i wprowadzenia do organizacji. Wpływ na szkolenie i jego efektywność ma wiele czynników. Objętość materiału i sposób jego prezentacji, charyzma i poziom trenera, nawet otoczenie i logistyka. Właściwie oceniane szkolenie potrafi wskazać najważniejsze z tych elementów, pomagając w przyszłości wybierać te najbardziej efektywne. Sama forma oceny jest również istotna. Ankiety poszkoleniowe, gdy uczestnicy są jeszcze w stanie “euforii” poszkoleniowej bywają bardzo niemiarodajne. Często w systemach zarządzania wiedzą stosujemy narzędzia oceny szkolenia przez projekty. Czyli co realnie zostało w organizacji zrealizowane, wdrożone, zmienione i jaką to dało wartość organizacji.

Trenerzy wewnętrzni

Istotnym elementem w tworzeniu systemu zarządzania wiedzą jest zbudowanie dodatkowej ścieżki rozwoju zawodowego w organizacji. Jest to istotny element z jednej strony motywacyjny dla pracowników, a z drugiej poważny aspekt finansowy dla organizacji. Pracownicy prowadzący szkolenia, czy przygotowujący materiały, zaczynają być specjalistami w swoich dziedzinach, co przekłada się na efektywność organizacji również w podstawowym działaniu organizacji.

Przykład

Pracownik, będący specjalistą w swojej dziedzinie od wielu lat został liderem obszaru (bezpieczeństwo przemysłowe, maszyny). Jego doświadczenie było unikalne, niemniej nie posiadał predyspozycji do bycia kierownikiem. Został dedykowany do programu pilotażowego zarządzania wiedzą, w obszarze bezpieczeństwa maszynowego (wymagania minimalne i zasadnicze). Wybrał sobie również osobę, która go wspierała w przygotowaniu materiałów szkoleniowych, a później w szkoleniach.

Efekt:

Pracownik ten, ze swoim asystentem byli jedynymi osobami, które jeździły na szkolenia dedykowane obsłudze maszyn. W projekcie wdrożenia TPM (total productive maitenance) stali się nieocenionym źródłem wiedzy i umiejętności, jednocześnie dostarczając jej pracownikom w różnych formach szkoleniowych, w tym co ważne w formie instruktażu w miejscu wykonywania pracy. Współpracowali również ze służbą BHP oraz działem zakupów, co przełożyło się na prawidłowe procesy zakupowe maszyn i urządzeń, w tym spoza Unii Europejskiej.

Właściwe wykorzystanie wiedzy i umiejętności zgromadzonych w organizacji, pozwalają na ograniczenie kosztów szkolenia i zwiększenie ich efektywności.